賃貸を借りる際、契約書を見るとほとんどの物件に『管理会社』の記載があります。
管理会社はオーナー様から物件のほぼすべての事を一任され、
家賃の管理と集送金、更新のご案内と更新手続き、退去時の対応、退去時修繕の手配、新規募集ページの作成と申込があった際の申込手続きを行います。
また、物件に不具合があった際にご入居者様の窓口になり、修繕業者の手配、見積もりの確認、修繕後の支払い手続きの代行等を行ったりもします。
今回は管理会社のお仕事についてご紹介します。
部屋の募集、申込受付、入居までの手続き
まず何よりもオーナー様からお預かりした物件を満室のまま維持する事が大切です。
入居者の新規入居と退去のサイクルを繰り返しながらも、なるべく空室期間を長くあけないよう努める必要があります。
退去された場合はお部屋の募集情報を掲載し、空室が長らく続く場合は、部屋に問題が無いか様子を確認しに行ったり、内見数がそもそも少ない場合は近隣の物件と相場を照らし合わせ、大家様に賃料を下げる提案を行ったりします。
申込が入った場合は契約書類を作成し、仲介会社とやりとりした上で、入居まで問題なく進むよう手続きを行います。
部屋の修繕の手配、共用部の管理、ゴミの処分
入居者からのお部屋の設備の故障等に対する対応を行います。
なるべく詳細に故障の状況をお伺いし、オーナー様にお伝えしたうえで、最適な業者を選定し、
修繕の段取りを組みます。
基本的には一度業者が入居者の元を訪れ、見積書を作成し、オーナー様にその金額で問題ないかお伺いし、OKが出たら本手配になります。
退去の受付、新規募集、立ち合い、退去時修繕手配
入居者からの解約の申し出があれば、すぐに新規募集の条件のご提案をオーナー様に打診し、募集手続きを開始します。
数年前までは店までご来店頂くか、郵送で解約の書面を書いて頂いていましたが、現在はweb上でのお手続きも可能になりました。
約束した解約日までに居室の荷物を全て運び出し、室内を空の状態にして頂き、入居者様と管理会社の社員で傷れ汚れの確認を行います。
確認完了後は現状の汚れ具合、室内の破損具合、物件住所から、最適な業者を選定します。
部屋の清掃が主に得意な業者や、建具の調整や壁紙の修繕が得意な業者を、退去後の状況によって選ぶ必要があります。
修繕業者より見積を頂き次第、どの項目の幾らまでが入居者負担で、残りのどこまでがオーナー負担かを部屋の利用状況や居住年数から割り出し、契約内容に基づき退去時費用の請求や精算を行います、そうして次の入居者が住める状態まで管理会社が手配をします。
業者から修繕完了の連絡が来た場合、直し漏らしがないか、残っているキズがないか室内を再度確認します。
家賃の集金、滞納の督促
毎月の家賃の集金を行います。
近年では保証会社を利用する事が多いため、家賃は自動で引き落とされて、不足しても立て替えられるケースが増えました。
よって、昔よりも督促などを行う総数は減りましたが、保証会社が盛んになるよりも前の、古くからのご契約者の多くのが、自身で家賃をお振込みして頂く形になっているため、滞納があった場合は督促の連絡を入れたり、手紙投函したり、支払いがあまりに滞る場合は解約の手続きを行います。
更新の案内、更新契約手続き
賃貸の契約期間満了３か月前（契約内容によっては6か月前）に入居者様に更新のご案内を一斉投函します。
オーナー様に事前に更新の条件を確認し、家賃の増減等の相談をしたり、併せて保険やその他サービスに加入している場合はそちらの更新が無いかも確認します。
基本的には更新はご来店頂く形で対応していますが、遠方の方には郵送での手続きも行っています。
更新料を滞納されたり、契約書を書きに来店して頂けない。
郵送しても返送がないお客様には何度もお電話をしたり手紙を投函を行います。
月次報告書の作成、郵送、送金
月の初旬に、管理物件の全てのオーナー様に月次集計報告書という書面を発送します。
全居室の家賃の入金状況、新規ご入居、解約、空室状況、修繕の明細などが載っており、
全体の家賃収入はいくらなのか、修繕や共用部の光熱費でいくら引かれたのか、最終的な収益は幾らなのかが記載されています。
その書面の郵送と同時に、その明細に記載された最終的な家賃収益のお振込みを行います。
毎月何百という枚数の書類を作成し、ほぼ同時に郵送と送金を行うため月末と月初めは大変忙しい時期になります。
地域密着型の南口不動産
このコラムを運営している『南口不動産』は市川駅の南口側で50年間を営業している地域密着型の不動産会社です。
今は駅前に店を構えていますがですが、当時は住宅街の中にありました。
（GoogleMAP上は早川商店となっていますが、道を挟んだ右隣の同住所になります）
長い間市川駅南口で店を構えているため、地主様や地域の業者様、地元企業との繋がりが強く、大手不動産会社よりも様々な場面で身軽に動くことができます。
例えば修繕一つとっても、いくつもの修繕業者様とつながりがあるので細かな症状に合わせて業者を選定し、入居者様と業者様の予定さえ合って大家様の許可がすぐに出れば、設備の故障のご連絡を頂いてから半日で修理が完了したり、特に早い場合になると、ご連絡頂いてから2時間くらいで水漏れの対応が完了したこともあります。
※繁忙期であったり、大家様とご連絡がなかなか取れなかったり、入居者様の立ち合えるお時間が限られてたりする場合はそれなりにお時間がかかる場合も御座います。
まとめ
管理会社は建物のオーナー様に代わって入居者様の生活をサポートし、
オーナー様にとって煩わしい事や、困難な事を代行する会社です。
家賃の事から入居の事から騒音の事まで幅広く、物件の事をサポートします。
ぜひ、自身での賃貸管理に限界を感じた際は不動産管理会社へご相談下さい。
特に、市川周辺では南口不動産にお任せ下さい！